Voiko tilalla vaikuttaa turvallisuudentunteeseen? Osa 2

Ympäristöllä on meihin valtava vaikutus, vaikka sitä ei ehkä tule ajatelleeksi. Ympäristö ohjaa käyttäytymistämme, päätöksiämme, huomiotamme, tunteitamme, stressitilaamme. Ympäristö luo kaikelle toiminnallemme raamit, joiden sisällä teemme sitten teemme parhaamme. Ei siis ole lainkaan toisarvoista, minkälaisessa ympäristössä elämme ja työskentelemme.

Olemme kuitenkin varsin harjaantumattomia havainnoimaan ympäristömme vaikutuksia itseemme. Tai oikeammin, ihmisellä on käsittämätön kyky sopeutua ympäristöönsä, ja havahdumme vasta kun sopeutumiskykymme alkaa olla koetuksella.

Meidän pitäisi alkaa vaatia itsellemme sopivampia ympäristöjä. Nykyaikaiset ympäristöt vaativat meiltä usein tarpeettoman paljon sopeutumista ja selviytymistä sen sijaan, että voisimme käyttää energiaamme hyödyllisemmin.

Kuva Pixabay Tumisu

Ensimmäisessä osassa 29.3.2022 käsitteltiin tilakokemusta erilaisten ihmisten näkökulmasta. Tässä tilaa tarkastellaan yleisemmin turvallisuuden kokemuksen kannalta, herätellään ensin aisteja ja ajatuksia, ja lopuksi vielä muutama sana työympäristöjen mahdollisesta turvattomuudesta.

Nykyään harva ympäristö on enää teknisesti turvaton, mutta turvallisuuden kokemukseen voitaisiin kiinnittää paljon enemmän huomiota. Turvallisuuden tunne on yksi perustarpeistamme, ja sen varmistaminen pitäisi olla myös rakennetun ympäristön keskeisiä tavoitteita. 

Fyysistä, psyykkistä ja sosiaalista turvallisuutta

Ympäristön herättämää turvattomuutta on monenlaista. Saatamme kokea fyysistä turvattomuutta, olla ympäristössä fyysisesti uhattuna tai uhan kohteena. Näin silti, ettei ympäristössä olisi varsinaisesti turvallisuutta uhkaavia tekijöitä, pelkka uhan kokeminen riittää. Ympäristö voi uhata psyykkistä turvallisuuttamme herättämällä ei-toivottuja mielikuvia ja tunteita sekä vaikuttamalla käsitykseemme toimia ja pärjätä ympäristössä. Sosiaalisesti ympäristö tuottaa turvattomuutta vaikuttamalla ihmisten väliseen vuorovaikutukseen ja kohtaamisiin epäedullisesti tai rajaamalla mahdollisuuttamme hallita näitä kohtaamisia. 

Ennen kuin jatkat lukemista, varmistu että haluat tietää lisää. Kun alkaa havainnoida ympäristönsä epäkohtia, ne saattavat alkaa muuttua todelliseksi rasitteeksi.

Aloitetaan fiilisteleminen: istuisitko kuvan tuoliin? Miltä istuminen siinä tuntuisi?

Kuvan alkuperä tuntematon

Monet sanovat etteivät istuisi, vaikka nojatuoli vaikuttaa tukevalta, takana on ehyt seinä ja seinällä kevyt taulu. Kuva luo kuitenkin uhan siitä, että joku pääsisi lähestymään takaa ja yläviistosta, kumpikin suuntia jotka koemme primitiivisesti vaarallisina. Myös tuolin kuluneisuus ja likaisuus aiheuttavat joissain reaktioita.

Entä tämä sisääntulonäkymä? Pysähdy hetkeksi kuvaan äärelle, ja kuulostele tuntemuksiasi ja ajatuksiasi.

Kuva P. Wäistö

Sisääntulot ovat nykyään harvoin suunniteltuja tarpeemme huomioiviksi. Vanhan suunnittelutradition mukaan tilan tulisi ensin toivottaa tulija tervetulleeksi, antaa tulijan rauhassa hahmottaa tila, antaa hänelle selvät visuaaliset ohjeet miten tilassa tulisi toimia, ja mahdollistaa toiminta helposti ja sujuvasti. Tämä näkymä saattaa tuntua hämmentävältä, se ei anna riittävästi kognitiivisia ohjeita ja ohjaa huomiota moneen suuntaan. Tulija voi kokea uhkaa tulla naurunalaiseksi tai tehdä ainakin vääriä valintoja tilassa. Olemme valmiiksi ärsyyntyneitä tai vaivaantuneita löytäessämme viimein neuvonnan – joka on muuten vasempien portaiden jälkeen, heijastavan pleksin takana, katonrajassa olevan kellon alla.

Viimeisenä tällainen tilanne: olet matkalla kuvaajan paikasta portaiden jälkeen vasemmalla avautuvaan käytävään. Miten reagoit? Mihin reagoit?

Kuva P. Wäistö

Julkiset tilat joudutaan usein suunnittelemaan muuntojoustaviksi. Usein tällaiset torialueet ovat kauppakeskuksissa kuitenkin tyhjillään, ja alistavat käyttäjät monenlaisille tuntemuksille. Kuvan ottohetkellä kävely laajan, avoimen lattian ylitse ja jättiläisen portailla istuneiden, kahvitauolla olleiden työmiesten editse vaati lisäannoksen henkistä päättäväisyyttä.

On toki todettava, että tilojen suunnittelu on monien asioiden tasapainottelua, ja myös käyttäjän tarpeet ja mielentila vaikuttavat siihen, miten uhkaavaksi tila koetaan. Uskallan kuitenkin väittää, että nykyisiä tiloja suunnitellaan ehkä jo liiankin rationaalisesti.

Samat tilanteet vaikuttavat työtiloissakin

Miten tilan luoma turvattomuus näkyy työtiloissa? Samalla tavalla kuin muuallakin: tila luo fyysisen, psyykkisen ja sosiaalisen turvattomuuden uhkaa, valitettavasti usein varsin tahattomasti ja tarpeettomasti.

Fyysisen turvattomuuden uhkaa syntyy mm. tilajärjestelyissä, joissa työntekijät joutuvat työskentelemään näkymiltään ja avaruudeltaan liian avoimissa työtiloissa. Liian avoimet työympäristöt eivät ole ihmiselle luontaisia, varsinkin sivuilta ja takaa. Aiemmin avotiloissa käytettiin runsaastikin sermejä rajaamassa näkymiä ja suojaamassa työhönsä keskittyvää. Ilman suojaavia rakenteita osa työntekijän alitajuisesta energiasta menee ympäristönsä tarkkailuun. Se on primitiivinen, alitajuinen toimintatapamme.

Modernit työtilat kuormittavat meitä myös psyykkisesti. Työmme on hajautettu tilassa useampaan pisteeseen, ja vaikka liikkuminen päivän aikana on fyysisesti hyödyksi, se keskeyttää työntekoa ja kuormittaa kognitiivista kapasiteettiamme. Usein työntekijä onkin eräänlainen ’ajopuu’ eikä siksi ole tavatonta, että hän stressaa jo ennen toimistolle tuloaan, saako työpäiväksi juuri itselleen sopivimman työpisteen vai onko joku ehtinyt ensin. Aiemmin ’kilpailtiin’ vain rajallisista parkkipaikoista, nyt myös työpisteistä.

Nykyiset toimintaympäristöt on usein rakennettu sosiaalisuuden ympärille, mutta kaikki eivät ole sosiaalisesti ohjautuvia, ainakaan työpaikallaan. Olisi tärkeää, että työympäristöt eivät tietoisesti tai alitajuisesti arvottaisi tietynlaista käyttäytymistä, vaan että jokainen persoona voisi kokea työympäristön ja sen kulttuurin tähtäävän ensisijaisesti tuottavaan ja laadukaaseen työsuoritukseen.

Onnistunut tila on monen asian summa

Kaikesta tästä saa ehkä huumorintajuttoman vaikutelman? Se ei ole tarkoitus. Tarkoitus on herättää ajattelemaan, miten suuri rooli tiloilla ja ympäristöllämme on, ja miten huomaamattaan ne saattavat aiheuttaa meissä turvattomuutta.

Turvallisuus ei ole vaihtoehtoinen tavoite. Hyvällä suunnittelulla tiloista saadaan kaikkea mitä halutaan: moderneja, innostavia, kiinnostavia – ja fyysisesti, psyykkisesti ja sosiaalisesti turvallisuutta lisääviä.

Kirjoittaja on organisaatioiden ja johtamisen kehittämisen konsultti, työympäristökehittäjä ja väitöskirjatutkija.

Leipää vai sirkushuveja – eli miten saada työntekijät palaamaan toimistoihin

Pandemia päättyy aikanaan, ja ratkaisuja työntekijöiden houkuttelemiseksi takaisin toimistoille mietitään kuumeisesti. Toimistot ovat aivan liian kalliita pitää vajaakäytöllä, eivätkä työyhteisötkään voi hyvin, jos kasvokkain kohtaamiset jäävät vähäisiksi.

Pixabay Pexels

Entä jos houkuttelu ei olekaan paras tapa tilanteen ratkaisemiseksi?

Houkuttelevuuden lisäämiseksi toimitiloja muutetaan entistäkin kodinomaisemmiksi ja viihtyisämmiksi, ja yhteisön pelisääntöjä rukataan uuteen aikaan sopivammiksi. Työviikkoihin halutaan lisää yhteisiä kohtaamisia, vapaamuotoisia after work -tilaisuuksia, ohjattua taukoliikuntaa ja aamiaistarjoiluita.

Houkutteluun sisältyy kuitenkin sudenkuoppia, jotka voivat vesittää hyvät pyrkimykset tai jopa kääntyä niitä vastaan.

Ensinnäkin ihmiset kokevat eri asiat houkutteleviksi. Siinä missä aamiaistarjoilut ovat toiselle mitä paras tapa aloittaa työpäivä, toiseen se ei enkä tee minkäänlaista vaikutusta tai ole kriteeri työpaikalle tulemiseksi. Yhteiset tilaisuudet ovat toiselle mitä motivoivin kun samaan aikaan toiset saattavat osallistua niihin lähinnä velvollisuudentunnosta. Yritysten lienee mahdotonta tarjota kattausta, joka puhuttelisi tasapuolisesti kaikkia. Jääkin valittavaksi keitä suunnitelmilla halutaan houkutella. Valita on kriittinen, sillä ihmisten erilaisuus on yrityksen voimavara ja riskivakuutuskin.

Toisekseen lisäpalveluiden ja houkutusten uutuusarvo hiipuu nopeasti. Työympäristön muutokset noteerataan ensimmäisinä päivinä ja viikkoina, mutta jonkun ajan kuluttua niistä tulee osa arkipäivää. Lisäpalvelut kuten aamiaiset ja joogat saatetaan jopa kokea saavutettuina etuina, joiden lakkauttaminen vähentää työntekijätyytyväisyyttä.

Kolmanneksi houkuttelu perustuu oletukseen, että yrityksen tulisi tarjota jotain lisää tai enemmän. Lisää virikkeitä, palveluita, mahdollisuuksia. Jossain vaiheessa tällekin tulee stoppi – on vaikea keksiä enää uutta ja entistä parempaa.

Miksi toimistolle ei haluta tulla?

Kokonaan toisenlainen lähestymistapa ratkaista haaste olisi selvittää syitä, miksi työntekijät eivät tule työpaikalle. Toisin sanoen voidaankin keskittyä siihen, mitkä tekijät saavat heidät jäämään etätoimistolle, ja panostaa näiden toimistolle tulon esteiden poistamiseen.

Kahvipöytäkeskusteluissa on esitetty ainakin seuraavia etätyötä puoltavia syitä:

– valmistautumiseen ja työmatkaan ei kulu aikaa
– helpompi keskittyä kotona
– voi hoitaa kotitöitä (esim. pyykinpesu) työn ohella
– on lapsia vastassa heidän tullessaan koulusta
– palaverit ovat tehokkaampia (vaikka niitä on enemmän)
– saa enemmän aikaan
– ei tarvitse miettiä työvaatteita
– vähemmän keskeytyksiä
– sopii aamu-uniselle

Näitä esteitä voidaan poistaa esimerkiksi sallimalla myöhäisempi / aikaisempi työpäivän aloitus (voi välttää ruuhkat, olla kotona koulupäivän päättyessä tai aloittaa työpäivän itselleen sopivampaan aikaan), kehittämällä palaverikäytäntöjä, muuttamalla työympäristöä niin että se mahdollistaa työnteon tuloksellisuuden, keskittymisen ja keskeytyksettömyyden, ja purkaa normistoa, joka saattaa olla peräisin jopa vuosikymmenten takaisesta työkulttuurista.

Jokaisella pilvellä on kultareunus: ehkä etätyön suosion tehtävänä onkin paljastaakin meille, mikä aiemmassa työelämässä ja työympäristössä on ollut vikana ja vaatisi kehittämistä. Nyt on erinomainen hetki – ja pakottavia syitä – tarttua toimeen.

Kirjoittaja on organisaatioiden ja johtamisen kehittämisen konsultti, työympäristökehittäjä ja väitöskirjatutkija.

Osaajien iholle

Kilpailu osaajista on kireää eikä laantumisen merkkejä ole näkyvissä tulevaisuudessakaan. Samalla kun kilpailu kiihtyy, on löydettävä keinoja houkutella parhaat osaajat töihin juuri meidän yritykseemme.

Pixabay Paul Barlow

Työympäristöistä on tullut uusi keino kilpailussa osaavasta työvoimasta. Työympäristöllä rakennetaan konkreettisesti työntajanmielikuvaa, yrityksen imagoa ja kulttuuria. Toimistokonsepteilla halutaan viestiä nykyaikaisuutta, joustavuutta ja epämuodollisuutta.

Toimitilat eivät kuitenkaan ole kovin helppo tai edullinenkaan keino päästä ja varsinkaan pysyä osaajien iholla.

Kaksiteräinen miekka

Kilpailukeinona tilaratkaisut ovat kaksiteräinen miekka. Tiloilla voidaan luoda hyvin konkreettisesti ja kokemuksellisesti haluttuja mielikuvia ja tunnelmia, mutta samalla toimitilojen kehittäminen ja muuttaminen ovat kalliita investointeja ja työläitä toteuttaa.

Tänään ajan hengen mukaiset toimitilat voivat olla jo muutaman vuoden kuluttua tyyliltään vanhentuneet. Myös osaajien odotukset ja vaatimukset saattavat muuttua nopeastikin, ja toiveet vaihtelevat myös työntekijöiden elämänvaiheen ja muiden ulkoisten tekijöiden myötä.

Työympäristö = työ + ympäristö

Imagollisten, kulttuuristen ja teknisten ominaisuuksiensa lisäksi yrityksen toimitilat ovat siellä tehtävän työn toiminnallinen ympäristö. Ympäristöllä on tutkitusti vaikutusta ihmisten kykyyn ja mahdollisuuksiin toimia halutulla tavalla sekä saavuttaa hänelle asetettuja tavoitteita.

Olen alkanut pohtia, ovatko tuloksellisen työnteon vaatimukset jääneet työympäristösuunnittelussa alakynteen.

Esimerkiksi monitilatoimistojen vaikutusta työn tuottavuuteen ja tehokkuuteen on tutkittu. Työntekijä saattaa siirtyä päivän aikana työpisteeltään kymmeniä kertoja eri paikkaan kesken työnteon – vastatakseen vaikkapa puheluun tai käydäkseen lyhyen neuvonpidon kollegansa kanssa. Jokainen poistuminen työpisteeltä vaatii palatessa uudelleenorientoitumisen. Myös vieressä istuvat kollegat saattavat häiriintyä tarpeettomasta kulkemisesta.

Nykyisiä tilakonsepteja perustellaan myös sisäisellä verkottumisella ja satunnaisten kohtaamisten mahdollistamisella. Työkavereita on aina mukava tavata kahvinkeittimen äärellä, mutta satunnaisten kohtaamisten muita hyötyjä ei ole vielä oikein pysytty todentamaan. Kahvila- ja kokoontumistilat eivät usein ole myöskään kovin tehokkaita neliöitä.

Työnteon tuloksellisuuden asettaminen kehittämisen ensisijaiseksi tavoitteeksi muuttaisi todennäköisesti eniten toimistojen toiminnallisuutta eli tilajärjestystä ja kalustuksia. Se olisi ratkaisuna pätevä niin kauan kunnes yrityksen toiminta tai työnteko muuttuvat.

Tilojen sisustuksellisia ratkaisuja voitaisiin päivittää perusrakenteen rinnalla tarvittaessa useammin ja myös edullisemmin, eivätkä tehdyt uudistukset muuttaisi työnteon perusteita – ellei se olisi erityisesti tavoitteena.

Erinomaiset työnteon edellytykset kilpailutekijäksi?

Osaajat ovat paitsi kysyttyjä, he haluavat myös menestyä työssään ja edetä urallaan. Työn tulokset – näytöt – ovat tärkeä osa tätä yhtälöä.

Väitöskirjatyön myötä on herännyt kysymys, olisiko tulokselliseen työhön suunnitellusta työympäristöstä uudeksi kilpailueduksi osaajia houkuteltaessa.

Tilaan liittyvät, tuloksellisen työnteon edellytykset ovat sinänsä varsin yksinkertaiset: mahdollisuus keskittyä ja työskennellä keskeytyksettä, tarvittavat työvälineet käden ulottuvilla tai helposti saavutettavissa, mahdollisuus muovata työpistettään ‘omannäköiseksi’ sekä hyvä fyysinen ja psyykkinen ergonomia.

Mielestäni nämä työympäristön piirteet voisivat olla seuraava työympäristökehittämisen trendi, jolla yrityksen voisivat erottautua osaajista kilpailtaessa ja luoda samalla itselleen taloudellisesti, sosiaalisesti ja psykologisesti kestävän toimiston.

Kirjoittaja on organisaatioiden ja johtamisen kehittämisen konsultti, työympäristökehittäjä ja väitöskirjatutkija.